Anche a Trello e famiglia

Trello, Asana, Slack, Gmail: molte famiglie americane usano gli strumenti di produttività aziendale, team building e problem solving per comunicare, gestire e misurare le attività familiari. Con i partner, con i figli, con i familiari: riunioni settimanali, analisi degli obiettivi e considerazioni periodiche. Secondo gli intervistati da Taylor Lorenz e Joe Pinsker per il loro articolo su The Atlantic, questo approccio responsabilizza le persone e ottimizza le scadenze.

Studio e approfondisco gli approcci e gli strumenti di produttività personale e del team, ma non mi è mai passato per la testa di utilizzare queste competenze per gestire la mia famiglia.

sempre più tipi di lavoro riguardano il coordinamento e la collaborazione a distanza, attraverso i diversi impegni di tempo delle persone, la gestione dell’attenzione, la scelta di chi fa cosa e quando. E questo stile di lavoro è molto simile alla vita familiare, se ci pensate.

Melissa Mazmanian, professoressa di informatica all’Università della California Irvine

A casa come in ufficio, la razionalità al posto delle emozioni, di corsa invece che in tranquillità, gli approcci naturali, semplici, cordiali e coinvolgenti di un nucleo familiare ordinati e metodizzati come impegni professionali per un task in più.

Ma ne vale davvero la pena?

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Un numero e una frase

Quando il CEO di Apple, Tim Cook, ha iniziato a parlare di una nuova versione del sistema operativo mobile di Apple (iOS 13), ha detto: “iOS ha la più alta soddisfazione del cliente nel settore, con un incredibile 97%.” La slide aveva un numero con un font grande – 97 percento. Con un carattere più piccolo, sotto il numero, una frase diceva: “Soddisfazione del cliente per iOS 12.”

Questo è tutto. Un numero e una frase.

Concentrarsi su un numero per diapositiva. Secondo Carmine Gallo è la formula che utilizzano in Apple per presentare le proprie statistiche senza bombardare gli ascoltatori di numeri, grafici ed elenchi puntati. Pare funzioni.

Microsoft To-Do per la mia giornata lavorativa

È da qualche settimana che uso con soddisfazione Microsoft To-Do al posto di Todoist per la gestione delle mie attività di lavoro quotidiane. Ammetto che al momento il secondo è molto più completo, ma Microsoft ha fatto un lavoro enorme per portare il proprio To-Do (nato dalle ceneri di Wunderlist) a un livello tale da permetterne l’utilizzo in ambito professionale.

È ancora carente di funzionalità significative ma non essenziali, particolari che il team mi ha riferito avere comunque in lista. In compenso, la funzione “La mia giornata”, che avevo snobbato all’inizio, si è trasformata in una comodità irrinunciabile per la gestione di urgenze e di priorità.

Intanto da qualche giorno ha fatto un po’ di polvere l’annuncio ufficiale della nuova applicazione per Mac (in aggiunta a quella per Windows e a quelle mobili), che mostra ancora di più l’apertura di Microsoft all’offerta di servizi multi-piattaforma.

Rilancio segnalando AO, la controparte per Linux sviluppata come desktop-app (layer web con shortcuts e integrazioni di sistema) dal bravo Klaus Sinani.

La passione scava l’abitudine

Una delle cose che sono finalmente riuscito a fare durante il corso delle ultime due stagioni – oltre a cercare una risposta – è stata ricominciare a leggere. Ero un lettore vorace, facocitavo pagine e pagine sia su carta che in ebook: romanzi, narrativa, saggi; poi è arrivata mia figlia e basta, solo copertine. Non era il tempo che mancava, o almeno non solo: era lo stimolo alla lettura ad avermi abbandonato. C’era altro da fare, altro di prioritario, di importante, di urgente. I libri? Soprammobili da spolverare.

Dalla scorsa primavera, invece, i libri hanno ripreso a lasciare il comodino e a raggiungere il proprio posto – letti – in libreria, dove forse un giorno qualcuno li risveglierà. Avevo deciso: non avevo tempo ma dovevo trovarlo. Anni fa scrissi su un mio vecchio blog poi chiuso come tanti miei vecchi blog, scrissi che chi non legge non ha scuse: non vuole leggere. Perché il tempo e la motivazione, scrivevo, quei pur pochi minuti di concentrazione quotidiana li trovi, se vuoi. Era un’analisi dura: il tempo per la lettura, un tipo speciale di tempo da dedicare e da dedicarsi, quel tempo è a disposizione di tutti, basta volerlo. Se non lo trovi, anzi: se non lo cerchi è perché non ti interessa. Quel tempo c’è. Ne ero convinto. Non avevo figli, coi figli solo copertine.

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Il team diversificato e le competenze non convenzionali

Se vuoi stabilire connessioni innovative, non devi possedere lo stesso bagaglio di esperienze che hanno tutti gli altri

— Steve Jobs, 1982

Sono un informatico per formazione e inclinazione, ho lavorato nell’ambito dello sviluppo (prima) e della consulenza (poi) preferendo sempre un approccio poco accademico e quanto mai ortodosso alle soluzioni tecnologiche. Non ho perciò mai avuto parecchie difficoltà a partecipare ai brief creativi della nostra agenzia, a contribuire con proposte poco conservatrici verso i precetti di branding e di comunicazione B2B, più razionali e analitiche che promozionali. Ho sbagliato, ho imparato, mi sono confrontato, ho partecipato, ho rubato, ho studiato e ancora studio, ma la mia formazione eretica mi ha permesso di contribuire con un punto di vista meno astratto e più pratico.

Sono dell’idea che la disomogeneità di esperienze e di competenze, la varietà di capacità e di attitudini, il dinamismo e gli approcci estroversi generano originalità e creatività.

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Fare tardi, un problema che sembra un merito

Crearts chiude alle 18. Non è un ammonimento ai clienti poco tempestivi, né un manifesto di scarsa produttività: l’agenzia ha deciso di chiudere alle 18 perché prima del lavoro, prima dei progetti e delle attività da svolgere, c’è tanto del resto.

Non abbiamo molte regole né consuetudini troppo rigide. A dire il vero, nemmeno questa abitudine riusciamo a rispettare fedelmente: ci piace essere disponibili, via cellulare o e-mail, anche dopo l’orario di attivazione della segreteria telefonica. Ma quello della chiusura è un cardine: il congiungimento di ogni singolarità con l’eccezionalità della propria personalissima vita privata. Con la famiglia, con le passioni, con gli hobby, con l’ozio. Crearts chiude alle 18 perché se chiudessimo più tardi non ne resterebbe abbastanza per sentirne la mancanza.

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Il silenzio degli indisponibili

Il mondo del business è una giungla, va bene. Tutti abbiamo progetti e committenze di varia origine da gestire, svariate priorità e urgenze da soddisfare, decine di relazioni da sostenere e centinaia di notifiche giornaliere da fronteggiare, d’accordo. Ogni mattina la tastiera è un machete e le comunicazioni a cui dare seguito sono arbusti di un sottobosco da cui non sappiamo se per fine giornata ne usciremo vivi, concordo. Però non esageriamo, un minuto per rispondere a quel messaggio lo si trova.

Perché devo ammetterlo: esiste un solo genere di partner con il quale non riesco a tessere rapporto, con il quale non sono capace di vincolare fiducia personale né professionale: quello che dribbla coerentemente telefonate, email e messaggi, mancando puntualmente di rispondere e lasciando in sospeso richieste, decisioni e appuntamenti. L’indisponibile, quello che nella giungla si nasconde dietro grovigli di liane e finge di non vederti arrivare.

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Contro il logorio dell’urgenza moderna

Uno dei termini che con maggior frequenza è presente nelle prime righe delle email che ricevo, soprattutto nelle comunicazioni che arrivano per l’IT, è “urgente”: c’è da fare una modifica urgente, bisogna preparare un documento urgente, inviare una mail urgente, definire una stima urgente, completare una porzione del software urgente e così via, incasellando urgenze dietro altre. Una maledizione.

Le urgenze dei nostri committenti però non sempre corrispondono alle nostre. Se per un cliente una cosa è urgente per noi vuol dire: fermiamo tutto ed occupiamocene. Poi, una volta completato il task, quell’attività smarrisce la priorità embrionale e agli occhi di chi l’ha richiesta perde quella necessità vitale che ci aveva trasferito. Non è più urgente, ma intanto grazie.

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