La passione scava l’abitudine

Una delle cose che sono finalmente riuscito a fare durante il corso delle ultime due stagioni – oltre a cercare una risposta – è stata ricominciare a leggere. Ero un lettore vorace, facocitavo pagine e pagine sia su carta che in ebook: romanzi, narrativa, saggi; poi è arrivata mia figlia e basta, solo copertine. Non era il tempo che mancava, o almeno non solo: era lo stimolo alla lettura ad avermi abbandonato. C’era altro da fare, altro di prioritario, di importante, di urgente. I libri? Soprammobili da spolverare.

Dalla scorsa primavera, invece, i libri hanno ripreso a lasciare il comodino e a raggiungere il proprio posto – letti – in libreria, dove forse un giorno qualcuno li risveglierà. Avevo deciso: non avevo tempo ma dovevo trovarlo. Anni fa scrissi su un mio vecchio blog poi chiuso come tanti miei vecchi blog, scrissi che chi non legge non ha scuse: non vuole leggere. Perché il tempo e la motivazione, scrivevo, quei pur pochi minuti di concentrazione quotidiana li trovi, se vuoi. Era un’analisi dura: il tempo per la lettura, un tipo speciale di tempo da dedicare e da dedicarsi, quel tempo è a disposizione di tutti, basta volerlo. Se non lo trovi, anzi: se non lo cerchi è perché non ti interessa. Quel tempo c’è. Ne ero convinto. Non avevo figli, coi figli solo copertine.

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Il team diversificato e le competenze non convenzionali

Se vuoi stabilire connessioni innovative, non devi possedere lo stesso bagaglio di esperienze che hanno tutti gli altri

— Steve Jobs, 1982

Sono un informatico per formazione e inclinazione, ho lavorato nell’ambito dello sviluppo (prima) e della consulenza (poi) preferendo sempre un approccio poco accademico e quanto mai ortodosso alle soluzioni tecnologiche. Non ho perciò mai avuto parecchie difficoltà a partecipare ai brief creativi della nostra agenzia, a contribuire con proposte poco conservatrici verso i precetti di branding e di comunicazione B2B, più razionali e analitiche che promozionali. Ho sbagliato, ho imparato, mi sono confrontato, ho partecipato, ho rubato, ho studiato e ancora studio, ma la mia formazione eretica mi ha permesso di contribuire con un punto di vista meno astratto e più pratico.

Sono dell’idea che la disomogeneità di esperienze e di competenze, la varietà di capacità e di attitudini, il dinamismo e gli approcci estroversi generano originalità e creatività.

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Fare tardi, un problema che sembra un merito

Crearts chiude alle 18. Non è un ammonimento ai clienti poco tempestivi, né un manifesto di scarsa produttività: l’agenzia ha deciso di chiudere alle 18 perché prima del lavoro, prima dei progetti e delle attività da svolgere, c’è tanto del resto.

Non abbiamo molte regole né consuetudini troppo rigide. A dire il vero, nemmeno questa abitudine riusciamo a rispettare fedelmente: ci piace essere disponibili, via cellulare o e-mail, anche dopo l’orario di attivazione della segreteria telefonica. Ma quello della chiusura è un cardine: il congiungimento di ogni singolarità con l’eccezionalità della propria personalissima vita privata. Con la famiglia, con le passioni, con gli hobby, con l’ozio. Crearts chiude alle 18 perché se chiudessimo più tardi non ne resterebbe abbastanza per sentirne la mancanza.

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Il silenzio degli indisponibili

Il mondo del business è una giungla, va bene. Tutti abbiamo progetti e committenze di varia origine da gestire, svariate priorità e urgenze da soddisfare, decine di relazioni da sostenere e centinaia di notifiche giornaliere da fronteggiare, d’accordo. Ogni mattina la tastiera è un machete e le comunicazioni a cui dare seguito sono arbusti di un sottobosco da cui non sappiamo se per fine giornata ne usciremo vivi, concordo. Però non esageriamo, un minuto per rispondere a quel messaggio lo si trova.

Perché devo ammetterlo: esiste un solo genere di partner con il quale non riesco a tessere rapporto, con il quale non sono capace di vincolare fiducia personale né professionale: quello che dribbla coerentemente telefonate, email e messaggi, mancando puntualmente di rispondere e lasciando in sospeso richieste, decisioni e appuntamenti. L’indisponibile, quello che nella giungla si nasconde dietro grovigli di liane e finge di non vederti arrivare.

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Contro il logorio dell’urgenza moderna

Uno dei termini che con maggior frequenza è presente nelle prime righe delle email che ricevo, soprattutto nelle comunicazioni che arrivano per l’IT, è “urgente”: c’è da fare una modifica urgente, bisogna preparare un documento urgente, inviare una mail urgente, definire una stima urgente, completare una porzione del software urgente e così via, incasellando urgenze dietro altre. Una maledizione.

Le urgenze dei nostri committenti però non sempre corrispondono alle nostre. Se per un cliente una cosa è urgente per noi vuol dire: fermiamo tutto ed occupiamocene. Poi, una volta completato il task, quell’attività smarrisce la priorità embrionale e agli occhi di chi l’ha richiesta perde quella necessità vitale che ci aveva trasferito. Non è più urgente, ma intanto grazie.

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Leggi, decidi e archivia: gestire bene la posta in arrivo

Qualche settimana fa ho scritto una mail ad un cliente e ho atteso per qualche giorno una sua risposta. La risposta non è arrivata nonostante il messaggio fosse fondamentalmente di suo interesse: gli ho quindi telefonato, gli ho chiesto se l’avesse ricevuta, gli ho chiesto di verificare se era nello SPAM et voilà, eccola lì, era nella posta in entrata ma gli era sfuggita. Gli era sfuggita, nel 2017.

Una porzione importante del mio lavoro in Crearts è costituito nel progettare applicativi che aiutano a migliorare i flussi di lavoro aziendali dei nostri clienti, generalmente aziende medie del panorama B2B italiano. In quest’ottica abbiamo realizzato, tra gli altri, software per gestire impianti, personale, documenti, contabilità e attività giornaliere. Ma le email no, quelle no: generalmente i nostri clienti se le gestiscono da soli.

Non parlo della gestione tecnica (server mail, hosting, eccetera), ma dell’amministrazione della propria casella e-mail, della distribuzione del carico di lavoro e della priorità da dare alle comunicazioni: sono cose che i nostri clienti si gestiscono in autonomia, molto spesso male. Il caso comune è: una versione arcaica di Outlook, diversi account e-mail configurati in POP3, una posta in arrivo unica in cui annegare tra migliaia di messaggi già letti. È angosciante.

A volte ho dispensato di persona piccoli consigli per migliorare la corrispondenza, ma non ho mai classificato per rilevanza le operazioni che eseguo personalmente sulla mia inbox per tenerla pulita, organizzata e coerente con le azioni intraprese sui singoli messaggi. Non l’ho mai fatto perché non sono abituato a scrivere prescrizioni: le mie sono consuetudini che, partendo dalle regole base della tecnica Inbox Zero, ho personalizzato con gli anni. Sono abitudini, tra l’altro, che col tempo ho cambiato, migliorato e stravolto, e potrebbe succedere ancora.

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