Niente è troppo poco

Se escludiamo obiettivi tosti e vincolanti, come perdere molti chili per motivi di salute o allenarsi per la preparazione ad una gara sportiva agonistica, pare sia sbagliato ritenere che accontentarsi di un quantitativo di operazioni minime giornaliere, quantificate per minuti di attività o ripetitività, sia l’approccio corretto a un problema. Fare almeno dieci minuti di camminata o almeno cinque minuti di meditazione al giorno, per dire, ci condiziona: ci pone nella posizione di valutare sufficienti quelle poche attività minime per raggiungere il nostro obiettivo.

Fare qualcosa, invece, è meglio che non farla. Fare attività fisica, qualunque sia il tempo che riusciamo ad impegnare durante una giornata, è sempre meglio che stare seduti al divano o alla scrivania. Così col resto. Ne scrive Oliver Burkeman, lo traduce Internazionale.

Idealmente, dovremmo smettere di pensare ai comportamenti sani in termini di minimi: nell’ambito del ragionevole, dovremmo fare tutta l’attività fisica che possiamo, non quel poco con cui ce la possiamo cavare, pur ricordando che niente è troppo poco perché non valga la pena di provarci. Questo è un approccio sensato a tanti aspetti della vita, dall’essere un buon amico al prestare attenzione ai propri figli, dal risparmiare soldi a ridurre il proprio impatto ambientale. Per quanto facciamo, non sarà mai abbastanza. Ma questo non è un buon motivo per non fare nulla, anzi è proprio un buon motivo per fare qualcosa.

Fare “un minimo di” ci fa rinunciare appena l’obiettivo è stato raggiunto, non ci aiuta ad andare oltre, ad osare, a superarci. Inoltre ci condiziona negativamente qualora non dovessimo riuscirci.

Riflettevo che la stessa considerazione la si può applicare alle attività di lavoro. Pensare di chiamare almeno una volta al mese il cliente, scrivere almeno due articoli per il blog alla settimana o fare un brief col team almeno una volta ogni quindici giorni, ci pone nella stessa condizione: non ci fa andare oltre, ci accontenta. Se si può chiamare un cliente due volte, perché non farlo? Se c’è il modo di pubblicare un post in più, perché non scriverlo? Perché accontentarci? Niente è abbastanza, se abbiamo modo di farlo.

Va bene organizzarsi per acquisire buone abitudini, ma è sempre meglio fuggire dai minimi e fare qualcosa, invece che non farla.

Leggi, decidi e archivia: gestire bene la posta in arrivo

Qualche settimana fa ho scritto una mail ad un cliente e ho atteso per qualche giorno una sua risposta. La risposta non è arrivata nonostante il messaggio fosse fondamentalmente di suo interesse: gli ho quindi telefonato, gli ho chiesto se l’avesse ricevuta, gli ho chiesto di verificare se era nello SPAM et voilà, eccola lì, era nella posta in entrata ma gli era sfuggita. Gli era sfuggita, nel 2017.

Una porzione importante del mio lavoro in Crearts è costituito nel progettare applicativi che aiutano a migliorare i flussi di lavoro aziendali dei nostri clienti, generalmente aziende medie del panorama B2B italiano. In quest’ottica abbiamo realizzato, tra gli altri, software per gestire impianti, personale, documenti, contabilità e attività giornaliere. Ma le email no, quelle no: generalmente i nostri clienti se le gestiscono da soli.

Non parlo della gestione tecnica (server mail, hosting, eccetera), ma dell’amministrazione della propria casella e-mail, della distribuzione del carico di lavoro e della priorità da dare alle comunicazioni: sono cose che i nostri clienti si gestiscono in autonomia, molto spesso male. Il caso comune è: una versione arcaica di Outlook, diversi account e-mail configurati in POP3, una posta in arrivo unica in cui annegare tra migliaia di messaggi già letti. È angosciante.

A volte ho dispensato di persona piccoli consigli per migliorare la corrispondenza, ma non ho mai classificato per rilevanza le operazioni che eseguo personalmente sulla mia inbox per tenerla pulita, organizzata e coerente con le azioni intraprese sui singoli messaggi. Non l’ho mai fatto perché non sono abituato a scrivere prescrizioni: le mie sono consuetudini che, partendo dalle regole base della tecnica Inbox Zero, ho personalizzato con gli anni. Sono abitudini, tra l’altro, che col tempo ho cambiato, migliorato e stravolto, e potrebbe succedere ancora.

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