Il messaggio deve essere distrutto

A molti sarà capitato almeno una volta di ricevere una email che si concludeva con un lungo messaggio in cui si comunicava al destinatario la natura personale delle informazioni contenute, e lo si avvertiva di distruggerla e di avvisare il mittente nel caso in cui fosse stata inviata per errore. Questi messaggi, chiamati in gergo tecnico disclaimer, non servono a niente. […] Trovare questi messaggi in fondo alle email scritte o ricevute in particolare dalle aziende è così comune che ormai i destinatari danno per scontato di trovarle, e i mittenti di doverle inserire. Ma sono davvero obbligatori e, soprattutto, servono a qualcosa? In realtà, nonostante le leggi che vengono citate nei disclaimer, dal punto di vista normativo non esistono obblighi di alcun tipo sull’inserimento di questi messaggi, e la loro utilità legale è inesistente.

Ti fischiano le orecchie?

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Il silenzio degli indisponibili

Il mondo del business è una giungla, va bene. Tutti abbiamo progetti e committenze di varia origine da gestire, svariate priorità e urgenze da soddisfare, decine di relazioni da sostenere e centinaia di notifiche giornaliere da fronteggiare, d’accordo. Ogni mattina la tastiera è un machete e le comunicazioni a cui dare seguito sono arbusti di un sottobosco da cui non sappiamo se per fine giornata ne usciremo vivi, concordo. Però non esageriamo, un minuto per rispondere a quel messaggio lo si trova.

Perché devo ammetterlo: esiste un solo genere di partner con il quale non riesco a tessere rapporto, con il quale non sono capace di vincolare fiducia personale né professionale: quello che dribbla coerentemente telefonate, email e messaggi, mancando puntualmente di rispondere e lasciando in sospeso richieste, decisioni e appuntamenti. L’indisponibile, quello che nella giungla si nasconde dietro grovigli di liane e finge di non vederti arrivare.

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Leggi, decidi e archivia: gestire bene la posta in arrivo

Qualche settimana fa ho scritto una mail ad un cliente e ho atteso per qualche giorno una sua risposta. La risposta non è arrivata nonostante il messaggio fosse fondamentalmente di suo interesse: gli ho quindi telefonato, gli ho chiesto se l’avesse ricevuta, gli ho chiesto di verificare se era nello SPAM et voilà, eccola lì, era nella posta in entrata ma gli era sfuggita. Gli era sfuggita, nel 2017.

Una porzione importante del mio lavoro in Crearts è costituito nel progettare applicativi che aiutano a migliorare i flussi di lavoro aziendali dei nostri clienti, generalmente aziende medie del panorama B2B italiano. In quest’ottica abbiamo realizzato, tra gli altri, software per gestire impianti, personale, documenti, contabilità e attività giornaliere. Ma le email no, quelle no: generalmente i nostri clienti se le gestiscono da soli.

Non parlo della gestione tecnica (server mail, hosting, eccetera), ma dell’amministrazione della propria casella e-mail, della distribuzione del carico di lavoro e della priorità da dare alle comunicazioni: sono cose che i nostri clienti si gestiscono in autonomia, molto spesso male. Il caso comune è: una versione arcaica di Outlook, diversi account e-mail configurati in POP3, una posta in arrivo unica in cui annegare tra migliaia di messaggi già letti. È angosciante.

A volte ho dispensato di persona piccoli consigli per migliorare la corrispondenza, ma non ho mai classificato per rilevanza le operazioni che eseguo personalmente sulla mia inbox per tenerla pulita, organizzata e coerente con le azioni intraprese sui singoli messaggi. Non l’ho mai fatto perché non sono abituato a scrivere prescrizioni: le mie sono consuetudini che, partendo dalle regole base della tecnica Inbox Zero, ho personalizzato con gli anni. Sono abitudini, tra l’altro, che col tempo ho cambiato, migliorato e stravolto, e potrebbe succedere ancora.

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