Anche a Trello e famiglia

Trello, Asana, Slack, Gmail: molte famiglie americane usano gli strumenti di produttività aziendale, team building e problem solving per comunicare, gestire e misurare le attività familiari. Con i partner, con i figli, con i familiari: riunioni settimanali, analisi degli obiettivi e considerazioni periodiche. Secondo gli intervistati da Taylor Lorenz e Joe Pinsker per il loro articolo su The Atlantic, questo approccio responsabilizza le persone e ottimizza le scadenze.

Studio e approfondisco gli approcci e gli strumenti di produttività personale e del team, ma non mi è mai passato per la testa di utilizzare queste competenze per gestire la mia famiglia.

sempre più tipi di lavoro riguardano il coordinamento e la collaborazione a distanza, attraverso i diversi impegni di tempo delle persone, la gestione dell’attenzione, la scelta di chi fa cosa e quando. E questo stile di lavoro è molto simile alla vita familiare, se ci pensate.

Melissa Mazmanian, professoressa di informatica all’Università della California Irvine

A casa come in ufficio, la razionalità al posto delle emozioni, di corsa invece che in tranquillità, gli approcci naturali, semplici, cordiali e coinvolgenti di un nucleo familiare ordinati e metodizzati come impegni professionali per un task in più.

Ma ne vale davvero la pena?

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Il messaggio deve essere distrutto

A molti sarà capitato almeno una volta di ricevere una email che si concludeva con un lungo messaggio in cui si comunicava al destinatario la natura personale delle informazioni contenute, e lo si avvertiva di distruggerla e di avvisare il mittente nel caso in cui fosse stata inviata per errore. Questi messaggi, chiamati in gergo tecnico disclaimer, non servono a niente. […] Trovare questi messaggi in fondo alle email scritte o ricevute in particolare dalle aziende è così comune che ormai i destinatari danno per scontato di trovarle, e i mittenti di doverle inserire. Ma sono davvero obbligatori e, soprattutto, servono a qualcosa? In realtà, nonostante le leggi che vengono citate nei disclaimer, dal punto di vista normativo non esistono obblighi di alcun tipo sull’inserimento di questi messaggi, e la loro utilità legale è inesistente.

Ti fischiano le orecchie?

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Mi vendo la privacy che non ho

Dare la colpa a Google è una soluzione di comodo. Ci permette di prendere di mira un nemico che sembra degno di essere combattuto. Ma il nemico di questa invasione della privacy dei dati non è il cattivo di un fumetto che possiamo affrontare, mettere in difficoltà e sconfiggere. È una creatura oscura e indefinibile, un mormorio spaventoso e lovecraftiano, impossibile da vedere, tantomeno da toccare e sconfiggere. […] Se non sono i siti web, saranno i prodotti farmaceutici. Se non sono i dati di localizzazione, saranno i beni consumati in famiglia. Se non sono i like e le condivisioni, saranno i rendiconti bancari e i dati demografici. I nostri dati sono ovunque, e da nessuna parte, ed è impossibile sfuggire a loro e alle loro conseguenze.

I nostri dati sono ovunque. Possiamo limitarne l’accesso, ma non smetteremo di usare Google, né Facebook, né il web. È una battaglia impari e già persa, scrive Ian Bogost.

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Leggi, decidi e archivia: gestire bene la posta in arrivo

Qualche settimana fa ho scritto una mail ad un cliente e ho atteso per qualche giorno una sua risposta. La risposta non è arrivata nonostante il messaggio fosse fondamentalmente di suo interesse: gli ho quindi telefonato, gli ho chiesto se l’avesse ricevuta, gli ho chiesto di verificare se era nello SPAM et voilà, eccola lì, era nella posta in entrata ma gli era sfuggita. Gli era sfuggita, nel 2017.

Una porzione importante del mio lavoro in Crearts è costituito nel progettare applicativi che aiutano a migliorare i flussi di lavoro aziendali dei nostri clienti, generalmente aziende medie del panorama B2B italiano. In quest’ottica abbiamo realizzato, tra gli altri, software per gestire impianti, personale, documenti, contabilità e attività giornaliere. Ma le email no, quelle no: generalmente i nostri clienti se le gestiscono da soli.

Non parlo della gestione tecnica (server mail, hosting, eccetera), ma dell’amministrazione della propria casella e-mail, della distribuzione del carico di lavoro e della priorità da dare alle comunicazioni: sono cose che i nostri clienti si gestiscono in autonomia, molto spesso male. Il caso comune è: una versione arcaica di Outlook, diversi account e-mail configurati in POP3, una posta in arrivo unica in cui annegare tra migliaia di messaggi già letti. È angosciante.

A volte ho dispensato di persona piccoli consigli per migliorare la corrispondenza, ma non ho mai classificato per rilevanza le operazioni che eseguo personalmente sulla mia inbox per tenerla pulita, organizzata e coerente con le azioni intraprese sui singoli messaggi. Non l’ho mai fatto perché non sono abituato a scrivere prescrizioni: le mie sono consuetudini che, partendo dalle regole base della tecnica Inbox Zero, ho personalizzato con gli anni. Sono abitudini, tra l’altro, che col tempo ho cambiato, migliorato e stravolto, e potrebbe succedere ancora.

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